"תראה מה המנהל שלי כתב לי, נכון שהוא הגזים?". סביר להניח שגם אתם שמעתם משפט כזה ממישהו שהראה לכם הודעת דוא"ל או סמס וציפה שתזדהו עם עלבונו או כאבו.

 

כמעט כל מנהל מוצא את עצמו מדי פעם פוגע ברגשות העובדים, הקולגות, הספקים ואפילו הלקוחות שלו . הצורך לגרום לדברים לקרות בזמן, באיכות ובמחיר הנדרשים, מחייב מנהלים לקרוא אנשים לסדר, להצביע על טעויות או רשלנויות ולעורר את המוטיבציה שלהם לעשות מה שצריך.

 

ישנם מנהלים, שעושים שימוש כל כך נרחב במסרים דיגיטאליים (SMS, דוא"ל מסנג'ר...), שניתן לקרוא להם "מנהלים דיגיטאליים"

כדי לעשות זאת, צריך לומר דברים כמו "הפרויקט בפיגור", "אני מבקש שתעזוב הכול ותטפל בעניין הזה עכשיו", "המתחרים משיגים אותנו, אתם חייבים להתעורר", "העבודה שעשית אינה איכותית מספיק, תעשה אותה שוב בבקשה", או "אם תמשיכי ככה, תחרגי מהתקציב עליו הסכמנו".

 

לפעמים צריך לבקש בקשות שייראו להם לא הוגנות ולא אפשריות - "בטלי את החופשה ותשלימי את המשימה", "תמצא דרך לגמור זאת תוך יומיים", או "קחי אחריות על הנושא הזה למרות שאינך מבינה בו".

 

לכל אחד מהמסרים, גם כשהם ענייניים ומדויקים לגמרי, יש פוטנציאל להכעיס, להעליב או לפגוע ברגשות העובד. ישנם מנהלים שמעבירים את המסרים באופן פוגע בכוונה. הם מאמינים, שהפחד מקבלת נזיפות עתידיות, יגרום לאנשיהם לפעול טוב יותר. גם אם לפעמים זה נכון, ברוב המקרים, ולטווח הארוך, זוהי שגיאה.

 

העידן הנוכחי מאפשר למנהלים לנהל ולהעביר מסרים באופן דיגיטאלי באמצעות כלים כמו דוא"ל, סמס והודעות מסנג'ר. ישנם מנהלים, שעושים בהם שימוש כל כך נרחב, שניתן לקרוא להם "מנהלים דיגיטאליים".

 

ישנם מצבים בהם מסרים דיגיטאליים הם כלי ניהול מעולים, אך ישנם מצבים בהם מסר דיגיטאלי יכול להיות הרסני ולהשיג את ההפך ממה שרצינו. הבעיה הגדולה היא, שהכלים להעברת מסרים דיגיטאליים הם כל כך זמינים ונגישים, שלפעמים אנחנו משתמשים בהם לפני שהספקנו לחשוב אם זו הדרך הנכונה או הטובה ביותר להעברת המסר.

 

כשרוצים להודות, לברך או להחמיא למישהו - מסרים דיגיטאליים הם כלי מומלץ

כאשר רוצים להעביר או לברר מידע עובדתי מסר דיגיטאלי הוא כלי מאד יעיל – "כמה מוצרים מכרנו היום?", "הלקוח התקשר והזמין עוד 500 פריטים". כשרוצים לתאם לוחות זמנים הוא יעיל במידה מוגבלת. נוח להשתמש במסר דיגיטאלי כשרוצים להפנות את תשומת הלב של מישהו למשהו – "תראה מה כתוב בדה מרקר על המניה שלנו היום". אפשר להשתמש בו לבקשות פשוטות שאין בהן סכנה לאי הבנה – "שלח לי בבקשה את סיכום פגישתנו מאתמול". בכל המקרים האלה, המסרים הדיגיטאליים מקלים על הניהול.

 

כשרוצים להודות, לברך או להחמיא למישהו מסרים דיגיטאליים הם כלי מומלץ. אם יש לכם משהו לומר, שיגרום למישהו להיות מרוצה מעצמו – כדאי לכם לשלוח לו את המסר בצורה דיגיטאלית ואולי גם לכתב אחרים על זה. העובדה שהמסר מתועד מאפשרת למקבל המסר להביט בו שוב ושוב ולהראות אותו לאחרים. כך הוא וגם אתם "יוצאים גדולים".

 

ברוב המקרים עדיף להעביר מסר שלא יפגע ברגשות האנשים שיקבלו אותו. מסר טוב יגרום לאנשים לפעול נכון ויעמיק את השותפות אתם. אך מכיוון שאין לנו שליטה מלאה על הדרך שבה המסר יתקבל ועל השפעתו על רגשותיו של המקבל, כדאי לנו לחפש את הדרך הטובה ביותר להעבירו מבלי לפגוע ברגשות ומבלי לגרום לאי הבנות.

 

אם בכוונתכם להתלונן, לנזוף או להביע אי שביעות רצון בפני מישהו – אל תעשו זאת דיגיטאלית, עשו זאת בדיאלוג שיאפשר למקבל המסר להגיב בזמן אמיתי

אם בכוונתכם להתלונן, לנזוף או להביע אי שביעות רצון בפני מישהו – אל תעשו זאת דיגיטאלית, עשו זאת בדיאלוג שיאפשר למקבל המסר להגיב בזמן אמיתי. אם תעשו זאת דיגיטאלית, לא תוכלו לדעת מתי ואיפה המסר הדיגיטאלי שלכם יפגוש אותו, איך הוא יגיב ולמי הוא יראה אותו. במקרים רבים, העברת ביקורת, נזיפה או תלונה באופן דיגיטאלי רק מחריפה את המצב ולא מתקנת אותו. אחר כך קשה יותר לומר "זה לא מה שאמרתי", כי יש להם את זה מתועד. תצטרכו להסביר ש"לא לזה התכוונתי", ולהם יהיה קשה יותר לקבל זאת.

 

בכל מקרה בו יש חשש לפגיעה ברגשות או להיווצרות אי הבנה, כדאי ליצור דיאלוג עם מקבל המסר. כדאי לראות ולשמוע את תגובותיו ולהתייחס אליהן בזמן אמיתי. עדיף לעשות זאת בשיחת פנים אל פנים, רשמית או לא, וכאשר אין אפשרות להיפגש, כדאי להשתמש בטלפון.

 

הסיכוי להיווצרותה של אי הבנה גדול פי כמה במסר דיגיטאלי. לכן, אם אתם מנסים להעביר מסר מורכב או בקשה מורכבת, אל תעשו זאת דיגיטאלית. בדיאלוג, תוכלו לשמוע מהם איך הדברים שלכם הובנו ונתפסו בזמן אמיתי ולתקן אי הבנות אם נוצרו. במסר דיגיטאלי אי ההבנה תתגלה מאוחר מדי והיא עלולה לדרדר אתכם במהירות למעגל של האשמות הדדיות.

 

כדאי לכם לבחון את עצמכם ואת ארגונכם. האם אתם עוברים יותר ויותר לניהול דיגיטאלי? אם כן, בכל פעם שתגמרו להקליד מסר למישהו, במחשב או במכשיר הסלולארי שלכם, קראו אותו בקפדנות לפני שתלחצו על "שלח" ושאלו את עצמכם: "האם ייתכן שהמסר יפגע ברגשות המקבל או ייצור אי הבנה?". אם התשובה חיובית – נסחו אחרת את המסר או עברו לדיאלוג.

 

 בארגז הכלים של האתר תוכלו למצוא 10 כללים לניהול דיגיטאלי המבוססים על המאמר הזה..