פיתרון מתבקש למי שסובל ממצוקת זמן הוא לעשות דברים בו זמנית. מי שמצליח לעשות שלושה דברים בו זמנית מספיק פי שלוש בכל יחידת זמן. השאלה היא האם זה אפשרי והאם זה באמת רצוי.

למרות שנדמה שההספקים של מיישמי גישה זו אמורים להיות נמוכים, אנשים שמשכללים מאד את מיומנותם בלחיות את הרגע מגיעים להספקים מפתיעים מאוד.

אולם, עבור רוב האנשים שנדרשים ליותר ויותר משימות זו אינה נראית גישה מעשית. הם ישמחו ללמוד להספיק יותר בזמן נתון גם אם זה פוגם מעט באיכות. איך עושים זאת?

למרות שאי אפשר להיות פיזית בשני מקומות באותו זמן, ניתן לגרום לכך שמספר דברים יימחקו מרשימת המשימות שלנו בו זמנית. רבים עושים זאת באופן שוטף, מתוך חלוקת הקשב הטבעית שלהם או בגלל שעומס המשימות שלהם מחייב אותם לעשות זאת. אמהות הן דוגמא מובהקת לכך.

דרך מובנת מאליה לקידום משימות בו זמנית היא לבקש מאחרים לעשות אותן עבורנו. לשם כך עלינו להקיף עצמנו באנשים שמוכנים ומסוגלים לעשות דברים עבורנו - כספקים, כשכירים, כקבלני משנה, כי זה משרת את מטרותיהם או סתם כי הם אוהבים אותנו.

לאיתור אנשים מתאימים, רשמו ליד כל משימה שלכם שמות אנשים שיכולים לעשות אותה עבורכם. שאלו את עצמכם מה דרוש כדי שתסכימו לבקש זאת מהם וכדי שהם יסכימו לעשות זאת. אם מדובר באנשים שידרשו כסף, בחנו אם תוכלו להרוויח יותר כסף בזמן שהם יפנו לכם. אם אין אנשים שיכולים לעשות זאת טוב כמוכם, כדאי שתתחילו להכשיר כאלה.

כך גם תגלו דברים שאפשר לעשות תוך כדי נסיעה (קל יותר ברכבת או במונית מאשר כשנוהגים), המתנה (כך נכתב המאמר הזה), כנס מקצועי או בישול במטבח.

רמה גבוהה של בו זמניות תשיגו כאשר תתבוננו ברשימת המשימות שלכם ותשאלו את עצמכם "מה, אם אעשה, יקדם משמעותית או יבטל את הצורך בכמה מהמשימות ברשימה?". כך תגלו "מנופים", פעולות בודדות שמאפשרות מחיקה של כמה פעולות אחרות. לדוגמא, הודעת דוא"ל אחת שתעדכן מספר אנשים יכולה לחסוך שיחות עם כל אחד מהם.

בו זמניות מרתקת נוצרת כאשר משתמשים בפעולה אחת לקידום מטרות נוספות. למשל, כל דיווח להנהלה מאפשר לשווק להם נושאים שחשובים לנו (גם אם אינם נדרשים בדיווח עצמו). שאלו את עצמכם ביחס למשימות שאתם מתכננים למחר, "מה עוד אוכל לקדם באמצעות הפעולה הזו?".

אחד הדברים שאפשר לקדם מתוך העשייה של כל דבר הוא למידה. כל פעולה שלנו חושפת מידע שיכול להועיל לנו, אך נוכל לגלות אותו רק אם נהיה קשובים לו. כל אינטראקציה עם לקוחות מאפשרת הבנה של צרכי השוק וגילוי מוצרים ושירותים שנחוצים להם. כל שיחה עם עובדים יכולה ללמד אותנו איך לפתח את יכולותיהם ויכולותינו. בחרו שאלת למידה אותה תשאלו את עצמכם תוך כדי ביצוע אחת מפעולותיכם היום ותוכלו לחוות זאת בעצמכם.

כאנשים עסוקים, סביר להניח שאתם פועלים בו זמנית באופן אינטואיטיבי בהרבה מקרים. כדאי לכם לקבל החלטה לשכלל את יכולת הבו זמניות שלכם. למדו מאנשים שעושים זאת היטב ועשו שימוש מושכל ושיטתי ברעיונות שהוצגו כאן. כך תוכלו להגדיל את ההספקים שלכם באופן משמעותי.

© שמואל מרחב, מרחב אפשרויות בע"מ - מתוך אתר המאמרים www.merhav.net