הנהלות מצאו דרכים יצירתיות לניצול הזמן הארגוני שהתפנה כדי ליצור ולקדם דברים שבזמנים רגילים אף פעם אין זמן בשבילם

 

אם התפנה לכם זמן בתקופה האחרונה, באופן אישי או כארגון, אל תבזבזו אותו בשקיעה בדכדוך ודאגה.

משהו מוזר קורה בחברות שהביקוש למוצריהן ולשירותיהן ירד משמעותית באחרונה. יש חברות שבהן, למרות הירידה במכירות, עומסי העבודה והלחץ גדלו, ולעומתן חברות שבהן יש לאנשיהם הרבה פחות מה לעשות. המנהלים בחברות מהסוג השני נאלצים להתמודד לפתע עם אבטלה סמויה בארגון.

 

אחדים מאותם מנהלים חשים תסכול רב מכך, במיוחד אם התאמצו מאוד שלא לפטר עובדים. "אני התאמצתי למנוע מעובדי את הצורך לקבל דמי אבטלה מהמדינה, ובתמורה 'זכיתי' להיות זה שמשלם להם את דמי האבטלה. בשני המקרים הם לא עובדים", אמר לי מנכ"ל מתוסכל.

 

אבל בכמה חברות החליטו להפוך את התסכול להזדמנות. המנהלים מצאו דרכים יצירתיות לניצול הזמן הארגוני שהתפנה כדי ליצור ולקדם דברים שבזמנים רגילים אף פעם אין זמן בשבילם. ישנם כמה תחומים שבהם ניתן וכדאי להשקיע את המשאב הנדיר הזה.

 

חזרה ליסודות - בתקופות של עומסי עבודה גבוהים נוטים הארגונים לעגל פינות כדי להאיץ תהליכים. כך מתקבלים לעבודה אנשים שלא הוכשרו לעומק ביסודות המקצוע שלהם, אנשים שלא הוכשרו מספיק מקודמים לתפקידי ניהול, אין הקפדה על עבודה לפי הערכים, העקרונות והנהלים שהוחלטו, ולעתים אף פועלים בדרכים שאינן תואמות את החזון והאסטרטגיה של העסק.

 

לשמחתם, המהלך חשף תחומים שיש בהם בזבוז משאבים גדול, מה שאיפשר צמצום עלויות מיידי שלא חלמו עליו אפילו כשהתחילו במהלך.

בחברת שירותים מקצועיים מובילה בחרה ההנהלה לנצל את עודפי הזמן שנוצרו כדי להחזיר את עצמה ואת אנשיה ליסודות. אנשי המקצוע והמנהלים המובילים לקחו על עצמם ללמד ולחנוך את אנשי המקצוע והמנהלים האחרים ביסודות המקצוע והניהול. הם עושים זאת בהדרכות קבוצתיות ובמפגשי חניכה אישיים וכך מייצבים את המקצוענות הבסיסית של החברה.

 

בחברה אחרת בחרה ההנהלה לבחון מחדש את מידת היישום של החלטות ההנהלה היסודיות -חזון, ערכים, אסטרטגיה, מדיניות ונהלים. הם לא הופתעו לגלות פערי יישום שחלקם גדולים ביותר והתחילו במהלך הטמעה שמובילים חברי ההנהלה. לשמחתם, המהלך חשף תחומים שיש בהם בזבוז משאבים גדול, מה שאיפשר צמצום עלויות מיידי שלא חלמו עליו אפילו כשהתחילו במהלך.

 

הכרת הלקוחות וצורכיהם - ככל שמספר לקוחותיה של חברה גדול יותר, כך גדלה הסבירות שישנם לקוחות, כולל לקוחות פעילים, שכמעט איש בחברה אינו מכיר לעומק את צורכיהם ומצבם. לרוב, כשלקוח ממשיך להזמין מוצרים ושירותים ולשלם בזמן, אף אחד לא מתעניין בו, וכשהוא מפסיק להזמין, הוא עלול להיעלם מתודעת הארגון. רק כשהוא מתלונן בקול גדול או מפסיק לשלם מתחילים לשים לב אליו ואל צרכיו.

 

דרך מצוינת לנצל זמן שהתפנה היא לגייס את הארגון כולו להשקיע זמן בשיפור.

הזמן הארגוני שהתפנה פתח לחברה אחת הזדמנות נדירה להכיר לעומק את לקוחותיה ולהבין את צורכיהם. ההנהלה הוציאה את רשימת כל הלקוחות שרכשו את שירותיה בשנים האחרונות - גם אלה שפעילים עדיין וגם אלה שהפסיקו להיות לקוחות. כל אחד מחברי ההנהלה, המנהלים, אנשי המקצוע ואנשי המטה המובילים בחר כמה לקוחות מהרשימה ולקח על עצמו להתחבר אליהם, להכיר אותם לעומק וללמוד את צורכיהם ושביעות רצונם מהחברה.

 

המהלך רק החל, אך מנהלי החברה מאמינים שכך יגדילו את מודעות אנשיהם ללקוחות ולצרכיהם, יעמיקו את הקשר עם כל לקוח ולקוח, ידעו איך לשפר ולהתאים את שירותיהם לכל לקוח ואולי אפילו יצליחו להגדיל הכנסות בתקופה הנוכחית.

 

מאמצי שיפור - הטענה שתמיד אפשר לשפר כל דבר נתפסת כקלישאה בימים כתיקונם. היא אמנם נכונה, אבל כמעט אף פעם אין זמן לעצור ולשפר את הדרוש שיפור. דרך מצוינת לנצל זמן שהתפנה היא לגייס את הארגון כולו להשקיע זמן בשיפור.

 

ניתן לעשות זאת באמצעות דרישה מכל יחידה בארגון למפות תהליכים, ביצועים ומיומנויות עיקריים ולהציב יעדי שיפור מדידים לכל אחד מהם. יעדים אלה יחייבו את מנהלי היחידה לפעול לשיפור קבוצתי ואת כל אחד מאנשי היחידה להשתפר באופן אישי.

 

תרומה לקהילה - ישנם ארגונים שיצרו מסגרות שדרכן אנשיהם תורמים מזמנם, מידיעותיהם ומניסיונם לקהילה. למרבה הצער אין הרבה מאוד ארגונים כאלה, וגם בהם אין לאנשים די זמן לתרום לקהילה.

 

מנכ"ל החברה גילה להפתעתו כי אירועים אלה גיבשו את הצוותים טוב יותר מימי גיבוש מושקעים ויקרים.

הנהלת חברת מוצרי צריכה שנפגעה מאוד מהמצב החליטה לנצל את זמנם הפנוי של אנשיה למען הקהילה. החברה יצרה אירועים שבהם יחידות ארגוניות שלמות יצאו במשותף לימי עבודה בקהילה. חלק מהיחידות תרמו בתחום התמחותן, ובאחרות האנשים התגייסו לחלוקת מזון, צביעת בתים, סיוע לילדים וכדומה.

 

מנכ"ל החברה גילה להפתעתו כי אירועים אלה גיבשו את הצוותים טוב יותר מימי גיבוש מושקעים ויקרים. מעבר לכך, אנשים שהיו מדוכדכים ממצב העסק חזרו נלהבים מהתועלת שהביאו ומכך שמצבם האישי והעסקי אינו גרוע כל כך.

 

אם התפנה לכם זמן בתקופה האחרונה, באופן אישי או כארגון, אל תבזבזו אותו בשקיעה בדכדוך ודאגה. זוהי מתנה נדירה שכדאי לנצלה היטב. אם אף אחת מהדרכים שהוצגו אינה מתאימה לכם, שאלו את עצמכם מהם הדברים שבדרך כלל אין לכם זמן אליהם ותמיד רציתם לעשות. הנסיבות זימנו לכם הזדמנות פז לעשות אותם כעת.