הכללים מבוססים על המאמר "זהירות, ניהול דיגיטאלי לפניך!" שהתפרסם במגזין דה מרקר ביולי 2008

הגדרות עבודה:

 

 

כללים מומלצים (בשם אחד ממקבלי המסרים שלכם):

 

1.   ככל שתחושת השותפות ביחסי העבודה בינינו גדולה יותר - הרגישו חופשי לנהל אתי עניינים באופן דיגיטאלי. ככל שתחושת הקונפליקט ביחסינו גדולה יותר - עדיף שתימנעו מלשלוח אלי מסרים דיגיטאליים. העבירו אלי כמה שיותר מהמסרים שלכם בדיאלוג אמיתי ולא באופן חד צדדי.

2.      אם בטעות שלחתי לכם מסר דיגיטאלי שפגע ברגשותיכם – אל תיקחו את זה אישית.
יש סיכוי גדול שמדובר באי הבנה שנוצרה בגלל שבחרתי לתקשר אתכם דיגיטאלית ולא דיאלוגית.
אל תחריפו את המצב בכך שתענו לי דיגיטאלית – מצאו דרך לשוחח אתי דיאלוגית וניישר את ההדורים על כוס קפה או בירה.

3.   אם יש לכם מה להגיד לי ובחרתם לעשות זאת דיגיטאלית - אל תכניסו צופים לשיחה.
תשלחו אלי, ורק אלי, את המסר שלכם. אם אתם שולחים לאנשים נוספים מסר שנועד אלי – אחוש מאוים, לא אוכל להגיב באופן חופשי, ואצטרך לחשוב טוב על מה שאכתוב לכם ועל איך שזה יצטייר בעיני ה"צופים" שצרפתם לשיחתנו. זה לא יעשה טוב לדיאלוג בינינו.

4.   אל תשלחו אלי מסרים דיגיטאליים שתוכנם (או ניסוחם) עלול לפגוע ברגשותיי
(רמז: כמעט לכל מסר דיגיטאלי יש פוטנציאל לפגוע ברגשות המקבל) – דברו אתי ישירות.

5.      לפני שאתם לוחצים "שלח" על מסר דיגיטאלי שנועד אליי, דמיינו אותי פותח את המסר כשאני בסיטואציה לא נוחה ועצבנית.
שאלו את עצמכם האם זו תהיה הדרך הטובה ביותר לקדם את העניין אתי. אם לא – תקשרו אתי דיאלוגית או נסחו מחדש את המסר אלי.

6.   אל תשלחו אלי מסרים דיגיטאליים שמכילים בקשות מורכבות או בקשות שאני עלול בטעות לפרש לא נכון. תזכרו שלא תהיה לי אפשרות לברר את כוונתכם המדויקת.

7.      לפני שאתם לוחצים "שלח" על בקשה דיגיטאלית ממני, דמיינו אותי פותח את המסר שלכם כשאני לא לגמרי מרוכז. מה הסיכויים שאבין לא נכון את בקשתכם? אם יש סיכוי כזה – דברו אתי ובקשו בדרך דיאלוגית או נסחו מחדש את בקשתכם הדיגיטאלית.

8.   אם יש לכם משהו טוב להגיד לי – לפרגן על משהו טוב שעשיתי או לברך אותי לרגל אירוע חגיגי בחיי – מסר דיגיטאלי יכול להיות נהדר. במקרה הזה אשמח אם תכתבו על המסר המפרגן שלכם כמה שיותר אנשים שחשובים לי. כך אני אצא גדול בעיניהם, וגם אתם תצאו גדולים.

9.   השתמשו בכלים דיגיטאליים למסרים פשוטים – משלוח או בירור עובדות (נתוני מכירות, מועדי פגישה וכד'), בקשות פשוטות וקטנות ("שלח לי את המצגת בבקשה") או לתיאום שיחה דיאלוגית ("מתי אתה זמין לשיחה?").

10. אל תתבלבלו, מסרים דיגיטאליים חוסכים גם לי זמן ואני אוהב את זה לא פחות מכם, אבל כאשר אתם או אני נפגעים מהמסרים או כאשר הם יוצרים אי הבנות בינינו– גם אתם וגם אני נדרשים לבזבז על זה הרבה יותר זמן ואנרגיה. זה לא משתלם.