אומנות התכנון – דמיון, מיפוי, חיזוי
גם מי ששונא לתכנן יכול ללמוד לאהוב זאת אם יתייחס לתכנון כאל משחק. הוא עשוי לגלות שהניסיון לחזות תקלות ולגשר על פערים דורש יצירתיות ואינטואיציה לא פחות מהביצוע עצמו.
יש אנשים ששונאים לתכנן והניסיון לחזות את העתיד מעצבן אותם. אחרים אוהבים לאלתר ומרגישים שתכנון מוקדם מוציא להם את כל הכיף מהעשייה. ישנם גם כאלה שלא יודעים לתכנן או שלא חשבו שתכנון הוא אפשרי או נחוץ.
אם אתם כאלה, המאמר הזה ימליץ לכם ללמד את עצמכם לתכנן, במיוחד לקראת מטרות שחשובות לכם במיוחד. לאלה מכם שרגילים לתכנן, בין אם מתוך אהבת התכנון או מסיבות פרקטיות בלבד, המאמר לא יחדש הרבה. ייתכן שתרצו לתת אותו לאלה סביבכם הנמנעים מתכנון.
כפי שכתבתי במאמר "הצעד השני בניהול", לא חייבים לתכנן כדי לנהל. ניהול דורש שנדע אם אנחנו מתקדמים בכיוון ובקצב הדרושים, ואם לא, שנפעל לשינוי המצב. למרות שאנשים רבים הצליחו לממש מטרות גדולות כמעט ללא כל תכנון, חשוב לזכור שתכנון יכול להועיל מאד לניהולה של כל משימה.
"הגורל מעדיף את אלה שמתכוננים", אמר לואי פסטר. כששאלתי את אחת המתכננות הטובות ביותר שאני מכיר למה כדאי לתכנן היא ענתה: "כי זה משתלם וזה מרגיע".
השאלה מתי לתכנן וכמה להשקיע בכך היא פונקציה של ההפתעות הצפויות במהלך הביצוע, ושל הנכונות והיכולת שלכם להתמודד איתן. ככל שהצפי להפתעות גדול יותר כך כדאי יותר לתכנן ולהיערך להן.
אם מדובר במשימה הרפתקנית שהפתעות הן חלק מהריגוש שאתם מחפשים בה – אולי עדיף שלא תתכננו יותר מדי. אם תחושו מתוכנתים זה עלול להקטין את החשק שלכם לפעול.
אבל אם מדובר במטרה שחשוב לכם לממש בלוח זמנים צפוף – עדיף שתתכננו לפרטי פרטים. זה יאפשר לכם לצאת למשימה רגועים ובוטחים יותר, וזה יאפשר לכם להתמודד טוב יותר עם ההפתעות שיצוצו בדרך.
בניגוד למה שרבים חושבים, ישנו יחס הפוך בין משך המשימה לבין ההשקעה הנדרשת בתכנונה. כשנשארת שנייה בודדת לסיום משחק כדורסל, ישנם מאמנים המקדישים מספר פסקי זמן רצופים לתכנון המהלך של אותה שנייה גורלית. להרצאה של 15 דקות נדרשים לפעמים שבועות של תכנון, בעוד שלסדנה בת יומיים עשויות להספיק שעות הכנה בודדות.
ההיגיון בכך הוא פשוט: ככל שמשך המשימה קצר יותר, כך יהיה לנו פחות זמן להתמודד עם הפתעות שיצוצו במהלכה ולכן כדאי להגיע ערוכים יותר לקראתן.
למרות שתכנון טוב הוא אומנות, עקרונות היסוד שלו הם פשוטים וכל אחד יכול לרכוש ולפתח מיומנויות תכנון בסיסיות. בגדול, לתכנן זה לדמיין, מהסוף להתחלה, את סדרת הפעולות שתיקח אתכם מההווה אל המטרה, בזמן הנדרש ובמסגרת אילוצי המשאבים העומדים לרשותכם.
לשם כך עליכם למפות את הפער בין המצב הקיים לבין מימוש המטרה – כל מה שחסר כעת ודרוש שיקרה. לאחר מכן עליכם לזהות את הפעולות שיידרשו להשגת כל מה שחסר, לראות מי יכול לבצע אותן ומתי, ומה המשאבים שיידרשו לו.
המיפוי יחשוף את המשאבים החסרים ואת האילוצים שיגבילו אתכם. פה תידרש יצירתיות: איך להשתמש במשאבים העומדים לרשותכם כמנוף לגישור על המשאבים החסרים?
המשאבים החשובים ביותר הם אנשים, אלה שירוויחו מהשגת המטרה וישמחו לעזור לכם לממש אותה. ככל שתערבו אותם מוקדם יותר בתהליכי התכנון, כך תקבלו יותר רעיונות יצירתיים למימוש המטרה.
תכנון שלם מציג מפה שמראה את רצף הפעולות שתבצעו מעכשיו עד להשגת המטרה אל מול לוח הזמנים הנדרש, את תוצאות הביניים שתשיגו בכל שלב ואת האחראי לכל פעולה. תכנון איכותי כולל גם ניהול סיכונים – חיזוי של כל התקלות הצפויות בדרך, הפעולות שתעשו למניעתן, והפעולות שתעשו לתיקונן אם בכל זאת יקרו.
גם מי ששונא לתכנן יכול ללמוד לאהוב זאת אם יתייחס לתכנון כאל משחק. הוא עשוי לגלות שהניסיון לחזות תקלות ולגשר על פערים דורש יצירתיות ואינטואיציה לא פחות מהביצוע עצמו. חובבי האלתור יגלו שמכיוון שהמציאות לא תתאים את עצמה לתכנונים, הם תמיד יצטרכו לאלתר, ושתכנון טוב יאפשר להם לאלתר טוב יותר.
לכל אחד כדאי ללמוד, לתרגל ולפתח את מיומנויות התכנון שלו. למרות שלא חייבים לתכנן כדי לנהל, תגלו שברוב המקרים תכנון טוב הוא אכן משתלם ומרגיע.
/ (פורסם במגזין דה מרקר בפברואר 2007)