בין הפרטים למכלול

רק לאחרונה הבחנתי שהביטוי "מרוב עצים לא רואים את היער" מציג שיעור בסיסי בניהול. הוא מלמד שכאשר אנו נסחפים לתוך הפרטים קל לאבד את תמונת המכלול. כך מתבזבזים משאבים על פרטים שוליים ומתקבלות החלטות שגויות, כמו בדוגמאות הבאות.

מנכ"ל חברה גדולה תאר כך את יומו העמוס: "מתחילת היום ועד סופו אני רץ מישיבה לישיבה. הישיבות נקבעות מראש ועוסקות בדברים חשובים, ואי אפשר לבטל אותן. לא נשאר לי מתי לשאול את עצמי מה הכי חשוב שאעשה היום".

בעלת עסק שמשרת עשרות אלפי לקוחות התלוננה: "אנשיי עסוקים כל הזמן בטיפול בלקוחות שמתקשרים עכשיו. אנחנו לא יודעים מי הלקוחות שמייצרים לנו רווח ומי גורמים להפסדים. כל הלקוחות זוכים ליחס זהה וגורמים לאותו עומס על כולנו".

"הישיבות שלנו נסחפות. מתחילים בנושא אחד, תוך כדי הדיון מישהו מעלה עוד נושא, וכך עולה נושא אחר נושא עד שהזמן נגמר ואנחנו מגלים שהזנחנו את הנושאים החשובים באמת", תאר מישהו את הישיבות בהנהלה שלו.

"אני נאבק בתוך הפוליטיקה הפנימית כדי להגדיל את סיכויי לזכות בקידום ובהעלאת שכר, ולהשיג כל פיסת מידע על תפקידים שעשויים להתפנות. האם זו הדרך היחידה לקדם את הקריירה שלי?", שאל מהנדס בחברה גדולה.

למרות שישנו מגוון של עצות ורעיונות שאפשר להציע לכל אחד מהם לשיפור מצבו, ישנו דבר אחד שמשותף לכולם – הם לא רואים את היער.

המנכ"ל לא רואה תמונה שמרכזת את המשימות החשובות שלו שמתוכה יגזור מה לעשות היום. לבעלת העסק אין פילוח לקוחות לפי תרומתם לרווחיות. המשתתפים בישיבות לא רואים מול עיניהם את מטרת הישיבה ואת הנושאים שעל הפרק. המהנדס לא יצר לעצמו תמונה של שאיפות הקריירה שלו לטווח הארוך ושל מצב שוק העבודה הרחב.

ללא תמונה שמאפשרת למפות את היער נגזר עלינו ללכת לאיבוד בסבך הפרטים שיתגלו לעינינו תוך כדי תנועה. יכולת לראות את היער תועיל הן לארגונים גדולים להתמודד עם הדילמות האסטרטגיות שלהן, והן ליחידים בניהול משימותיהם האישיות – יום העבודה, התפתחות הקריירה או השקעותיהם הפיננסיות.

האם ישנם תחומים בהם אתם חשים שאתם הולכים לאיבוד בתוך ים הפרטים? זה יכול לגרום לכם לקיפאון ואי יכולת לפעול, או לחילופין לפעילות נמרצת עם תחושה של "פול גז בניוטראל". אם אתם חשים כך בתחום כלשהו, אישי או ארגוני, כדאי שתבחנו אם יש לכם תמונה טובה מספיק של המכלול.

אם יש לכם תמונה כזו, ייתכן ואינכם מביטים בה לעיתים קרובות מספיק, כמו נווט שלא פותח את המפה. אם אין לכם תמונה כזו, כדאי שתקדישו זמן ומאמץ ליצירתה. בררו לעצמכם איזה מידע מערכתי חסר לכם ואיזה כלי יאפשר לכם לראות את המידע במהלך העשייה או בפסקי זמן שתיקחו. כלים שונים מתאימים לצרכים שונים. הנה כמה דוגמאות.

• לוחות גאנט מאפשרים לראות את התקדמות הפרויקט ביחס ללו"ז ולתקציב.
• גרפים מאפשרים לבחון ולהשוות ערך יחסי של פעולות ותוצאות שונות.
• מסמך מטרות שכולל יעדים, לו"ז ונתיבי פעולה מאפשר תעדוף חכם וסנכרון מאמצים.
• הבנת הכוונות והצרכים של המנהל שלכם (והמנהל שלו) תאפשר לדעת מה חיוני שתעשו.
• רשימת משימות שמאורגנת לפי סדר עדיפויות מאפשרת לנהל טוב יותר את יום העבודה.
• תרשים המבנה הארגוני של לקוח גדול יסייע לדעת עם מי באמת חשוב לדבר שם.
• ניתוח מאגרי נתונים של לקוחות יאפשר לדעת מה להציע ללקוחות שונים.

כל אחת מהדוגמאות האלה תספק תמונה של המכלול שבתוכו תנועו כך שתוכלו לנווט ביתר קלות וחכמה. תמונה טובה תזכיר לכם לאן אתם רוצים להגיע ותציג את יחסי הגומלין שבין העצים השונים ביער.

הזמן והמאמץ שתקדישו ליצירת תמונת מכלול טובה יחזירו את עצמם מהר, הן באיכות ההחלטות שתקבלו והן בניצול הזמן והמשאבים האחרים שלכם.