המטרה: לשחרר שליטה

"אני מאמינה בעבודה קשה", אמרה לי יונית, סמנכ"לית בכירה בחברת שירותים ידועה. "אני קונטרול פריק, חייבת לשלוט בכל הפרטים, אחרת זה לא יוצא כמו שאני רוצה. הבעיה היא שבתפקיד החדש יש לי כל כך הרבה דברים לנהל שאין סיכוי שאצליח לשלוט בכל הפרטים בעצמי. אני לא יודעת מה לעשות". יונית כמובן יודעת מה עליה לעשות – לשחרר, להאציל יותר סמכויות, ללמד את אנשיה לעשות דברים בדרכה, ולהשלים עם מציאות שבה דברים לא תמיד יצאו כמו שהיא רוצה. היא אפילו ניסתה לעשות את כל הדברים האלה, אבל תמיד חזרה לסורה – ירדה לפרטים, התערבה בעבודתם של אנשיה ולא באמת שחררה. "איך משחררים?", היא שאלה בתסכול.

"את לא מוכנה לשלם את המחיר של שחרור. את לא מוכנה שהדברים לא יהיו מושלמים", אמרתי לה. יונית נאנחה בתסכול, "מוכנה או לא מוכנה, זה לא משנה. הדברים גם ככה יוצאים לא מושלמים. אני פשוט לא מסוגלת לשלוט בפרטים של כל המשימות שלי".

"את לא משחררת כי עוד לא התייאשת", אמרתי לה, "את עדיין מאמינה שאת יכולה, בעבודה קשה יותר, להציל את המצב. רק כשתתייאשי לגמרי תביני שהגעת לתפקיד ניהולי בסדר גודל כזה שמחייב אותך למצוא דרך לשלוט בפרטים בלי להיות מעורבת. עבודה קשה היא לא הפתרון כאן. רוב הסיכויים שהיא רק מחריפה את הבעיה". יונית זזה באי נוחות ושאלה למה אני מתכוון.

"לנהל זה לא לעשות בעצמך, זה לוודא שהדברים נעשים. עד לתפקיד הנוכחי הצלחת לעשות את הדברים בעצמך, השתמשת באנשים שלך כעוזרים. בתפקיד הנוכחי אין לך ברירה אלא לתת להם לעשות את הדברים בעצמם". "אבל הם לא עושים את זה טוב מספיק", היא אמרה, "אני לא יכולה להרשות לעצמי את הפשלות והטעויות שלהם. זה לא הסטנדרט שהרגלתי את כולם לקבל ממני, זה יהרוס את כל המוניטין שבניתי לעצמי". "הם נהרסו גם ככה, לא?", שאלתי. יונית נאנחה והנהנה. "את צריכה להשלים עם העובדה שאת לא יכולה, לפחות בשלב זה, לספק תוצרים מושלמים. עכשיו השאלה היא באיזו דרך תוכלי להתקרב לשלמות.

"כצעד ראשון, עליך להבחין בין שלושה סוגים של משימות – כאלה שנכון לשחרר, לנהל מרחוק או לנהל מקרוב. הסוג הראשון, "לשחרר", כולל כל משימה שמישהו מאנשיך מסוגל לבצע באופן מושלם, ללא התערבות שלך. הסוג השני, "לנהל מרחוק", כולל כל משימה שאת יכולה לסמוך על מישהו מאנשיך שיבצע אותה, אבל לא באופן מושלם. הסוג השלישי, "לנהל מקרוב", כולל כל משימה שאיש מעובדיך לא מסוגל לבצע. כדי לזהות את המשימות משלושת הסוגים רשמי ליד שמו של כל אחד מאנשיך מהן המשימות שהוא מסוגל לעשות באופן מושלם, ומהן המשימות שהוא מסוגל לבצע, אך לא באופן מושלם".

יונית יצרה רשימה כזו ושאלה מה הצעד הבא. הצעתי לה לשוחח עם כל אחד מאנשיה באופן אישי, להציג לו את הרשימה ולשאול אותו אם יש משימות נוספות שהוא מסוגל לעשות. "תסבירי בתחילת השיחה שכמו שהם יודעים, את קונטרול פריק, ושהחלטת ללמד את עצמך לשחרר שליטה בהדרגה. ספרי שאת מנסה להבין מה את יכולה לשחרר מולם באופן מלא, מה באופן חלקי ומה עדיין לא". אחרי שיונית שוחחה עם אנשיה, היא ביקשה לדעת מה הלאה.

"ראשית, עליך לשחרר כל משימה מהסוג הראשון. בכל פעם שאת מבקשת מאנשיך לבצע משימה כזו, הבהירי להם שאת סומכת עליהם לגמרי ולא מתכוונת לעקוב אחרי זה. לכן, זו אחריותם לעדכן אותך מידית בכל פעם שמשהו משתבש. שידעו שאם הם לא עדכנו, את תניחי שהמשימה תבוצע באופן מושלם. עכשיו שחררי באמת. אל תעקבי, אל תרגלי, לא משנה כמה את מודאגת. כשאת נותנת להם משימות מהסוג השני קבעי מראש באילו נקודות לאורך המשימה תבדקי את מצב ההתקדמות ותפעלי בהתאם. את המשימות מהסוג השלישי תמשיכי לנהל כמו שאת רגילה.

"הדבר השני הוא להגדיל בהתמדה את מספר המשימות מהסוג הראשון. ודאי שאנשיך מרחיבים את היכולת שלהם לקחת ממך משימות ולבצע אותן באופן מושלם. את נדרשת לפעול כמאמנת או מורה – ללמד אותם לעשות דברים באופן שעומד בסטנדרט שלך. ככל שתלמדי אותם טוב יותר, תופתעי לגלות שבמקרים לא מעטים הם עושים זאת טוב ממך. אבל כדי שזה יקרה עליך להתייחס למשימה ללמד אותם, כאל המשימה החשובה ביותר שלך. מידת ההצלחה שלך בתפקידך תלויה במידת ההצלחה שלך במשימה הזו.

"הנטייה שלך עד כה היתה לא לסמוך עליהם, ולעשות דברים במקומם. בעצם, ניסית להחליף אותם. השאיפה שלך צריכה להיות הפוכה – שהם יחליפו אותך. ככל שהם ייקחו ממך יותר משימות תוכלי להתפנות לנהל מלמעלה, להתוות כיוונים חדשים ולעסוק בדברים שבאמת חשוב שתעסקי בהם. אם תרצי לבחון עד כמה הצלחת לשחרר, בדקי כמה ימי חופשה את מרשה לעצמך לקחת ברצף ובאיזו מידה את באמת בחופש שם. כשתחזרי מחופשה ארוכה שבה כמעט ולא היית בקשר עם אנשיך ותגלי שלא רק שדברים לא השתבשו, אלא התנהלו טוב יותר – תדעי שהצלחת לגמרי".